Documentation Pharma Toolkit : périmés et inventaire

1. Introduction — À quoi sert l'application ?

Pharma Toolkit gère vos périmés et votre inventaire avec un seul scan.

Votre logiciel ne connaît qu'une quantité globale par produit ; Pharma Toolkit, lui, suit chaque date de péremption. L'application reste connectée à votre logiciel (import du catalogue, lecture et mise à jour du stock), mais les ventes et réceptions qui s'y enchaînent ne peuvent pas être réattribuées à la bonne date. D'où la bonne pratique : lancez l'inventaire juste après le scan. Voir Méthode & bonnes pratiques.

Le haut de l'écran

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1. Accueil : retour à l'accueil de Pharma Toolkit.
2. Télémaintenance : télécharge l'outil d'assistance à distance (sur ordinateur).
3. Planification des inventaires : le badge rouge compte les zones à inventorier (section 5).
4. Le menu ⚙, détaillé ci-dessous.

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1. Mon abonnement : votre formule, et la facturation : vos factures sont dans « Gérer mon abonnement ». Dans le navigateur uniquement (pas dans l'app iPhone ou Android).
2. Mon profil.
3. Paramètres (section 7). Ce n'est pas un onglet de la barre du bas.
4. Aide : ouvre cette documentation.
5. Déconnexion.

Les onglets du bas

• Scan Inventaire, Périmés ou Contrôle de stock
• Stock Tous vos produits enregistrés
• Périmés Les alertes de péremption
• Inventaires Vos rapports : les revoir, les actualiser, générer ceux qui manquent
• Stats Ordinateur Statistiques et couverture

Sur téléphone et PDA, 4 onglets ; sur ordinateur, 5 avec Stats. L'onglet Inventaires y propose aussi l'inventaire inverse et l'inventaire manuel, qui partent d'un fichier exporté de votre logiciel.

2. Onglet Scan — Scanner et inventorier

C'est l'écran principal. Il s'ouvre sur une question : que venez-vous faire ? L'application sait alors comment traiter vos scans.

Trois façons de scanner

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1. Inventaire 2.0 périmés + inventaire
   Vous comptez une zone. À la fin, un rapport compare vos scans au stock de votre logiciel et vous permet de le mettre à jour.
2. Périmés saisie à date sans inventaire
   Vous enregistrez des produits avec leur date (une réception, un rayon à surveiller). Pas de rapport.
3. Contrôle de stock vérifier sans modifier
   Vous scannez un produit pour voir son stock. Rien n'est enregistré, pas de zone à choisir.

Vous n'êtes donc jamais obligé de faire un inventaire : au quotidien, le mode Périmés suffit pour enregistrer des dates, et le Contrôle de stock pour vérifier un produit en rayon.

Choisir la zone

En Inventaire comme en Périmés, choisissez la zone où vous êtes (Rayon A, Tiroir 1, Réfrigérateur...) : la session de scan s'ouvre. Le bouton + crée une zone ; si votre logiciel gère plusieurs espaces de stockage (espace de vente, réserve...), l'application demande dans lequel elle se trouve. Les zones disent où est chaque produit, et un rapport d'inventaire porte sur la zone choisie.

La session de scan

Pendant un inventaire, une barre verte en haut de l'écran affiche la zone, le nombre de produits scannés, le temps écoulé et un bouton Terminer. Touchez le compteur pour voir les produits de la session, avec l'action faite sur chacun (+2, −1...) et le stock obtenu.

Scanner un produit

Smartphone : la caméra lit les codes DataMatrix et les codes-barres, et reconnaît le produit, sa date de péremption et son lot. PDA (Zebra, Honeywell...) : le scanner intégré envoie directement le code à l'application.

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1. La zone en cours.
2. Auto : chaque boîte à DataMatrix est enregistrée dès le scan (voir ci-dessous). Le bouton existe aussi sur PDA.
3. Saisie ⌨ : pour un code que la caméra ne lit pas.
4. La lampe, pour les rayons sombres.
5. Terminer la session.

La feuille de scan

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1. Le produit et sa date de péremption, lue sur le DataMatrix (sinon, à choisir).
2. Le stock de votre logiciel. Si ce lot a déjà du stock dans la zone, « Stock app : N » s'affiche aussi.
3. Les boîtes que vous avez en main : 1 au départ, tapez-en un autre au pavé.
4. Ajouter : le chiffre s'ajoute au stock, et le résultat s'affiche (3 → 8).
5. Terminer la session.

• Avec la douchette, rescanner la même boîte ajoute 1 : bipez chaque boîte sans rien taper.
• Un produit rangé à deux endroits ? Ajouter 3, puis Ajouter 5 : le stock passe à 8, sans calcul de tête.
• Après l'enregistrement, le compteur de la barre de session augmente : scannez le produit suivant.

Contrôle de stock

Chaque scan affiche la fiche du produit (nom, code, date de péremption), sans rien enregistrer :

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1. Le stock de l'application, détaillé par zone.
2. Le stock de votre logiciel, détaillé par espace de stockage.
3. L'écart : vert si les deux sont égaux, rouge si l'application en compte moins, bleu si elle en compte plus.
4. Suivant pour un autre produit, ou Terminer le contrôle.

Le Contrôle ne compte pas les boîtes : pour compter, utilisez l'Inventaire. Dans un navigateur (hors application), il fonctionne avec la douchette uniquement.

Terminer la session

En Inventaire, touchez Terminer :

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1. Le résumé : produits scannés, zone, durée.
2. Générer le rapport d'inventaire : compare vos scans au stock de votre logiciel. L'agent doit être connecté (section 8).
3. Fermer sans rapport : vos scans restent enregistrés (périmés et stock), sans comparaison.

En Périmés, Terminer ferme directement la session et affiche le nombre de produits enregistrés : pas de rapport.

Le rapport d'inventaire

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1. Les espaces de stockage de votre logiciel (espace de vente, dépôt...) : le rapport s'ouvre sur celui de la zone.
2. Le nombre d'écarts et de produits identiques.
3. Écarts (les produits à regarder) ou Bilan (tous les produits comparés).
4. Scanner une boîte : tout ce que vous trouvez encore (voir plus bas).
5. Pour chaque produit : le stock du logiciel, votre scan et l'écart.
6. Le détail par zone (flèche à côté du scan) ; le crayon ✎ corrige une quantité.
7. MAJ Stock LGO : met à jour votre logiciel.

Mettre à jour votre logiciel

MAJ Stock LGO ouvre une fenêtre qui récapitule chaque modification, espace par espace : touchez une ligne pour l'exclure, puis confirmez.

Sur ordinateur, deux actions de plus :

• Export TXT : un fichier à importer dans votre logiciel, s'il ne gère pas la mise à jour automatique ;
• Imprimer le rapport.

Scanner une boîte

Une grosse erreur de stock, un produit dans plusieurs zones, du stock au dépôt, un oubli ? Vous pouvez le rattraper : touchez Scanner une boîte, en haut du rapport.

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1. Zone : celle du rapport est proposée. Boîte trouvée ailleurs ? Changer.
2. Stock app de ce lot dans cette zone. Tout le lot recompté ? ✎.
3. Ajouter : 6 → 7. Un bandeau confirme, scannez la suivante, puis Terminer.

C'est la feuille de l'inventaire, avec la zone en plus. Sur ordinateur, une fenêtre fait la même chose.

Scanner ou crayon ?

• Scanner une boîteLa boîte en main : l'application trouve le lot, la zone et son stock.
• ✎ CrayonSans boîte en main : un lot parti (mettez 0) ou une faute de frappe.

Des boîtes au dépôt

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1. Le dépôt a sa ligne : son stock dans le logiciel, vos boîtes, l'écart.
2. Trop au dépôt, pas assez en rayon : remettez les boîtes en rayon, rien à corriger dans le logiciel.

Moins au dépôt que prévu : les deux stocks sont corrigés. 0 au dépôt veut dire « rien » : son stock passe à 0.

3. Onglet Stock — Voir vos produits

Tous les produits que vous avez scannés, toutes zones confondues.

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1. Recherche par nom ou code EAN.
2. Filtres : zone ; statut (périmés, ou qui périment dans 7 jours, 15 jours, 1 mois... jusqu'à 1 an) ; ordre par date ou alphabétique. La croix × efface les filtres.
3. Chaque lot : date de péremption, jours restants, zone, quantité et date du scan.
4. Editer corrige la quantité, la zone ou la date ; Suppr. retire la ligne.

Les couleurs de péremption

• Expiré · 5j Périmé, ou 7 jours et moins
• 20j 8 à 30 jours
• 60j 31 à 90 jours
• OK Plus de 90 jours

4. Onglet Périmés — Gérer les alertes et le cycle de vie

Les produits qui approchent de leur date de péremption, ou qui l'ont dépassée : pour agir avant qu'il ne soit trop tard. L'application reconnaît seule un médicament ou un produit de parapharmacie grâce à son code EAN.

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1. Les étapes du cycle de vie (détail ci-dessous).
2. Filtres : recherche, zones, fabricants, ordre, seuil de jours, et le menu ⋯ (imprimer, email, export).
3. Les jours restants avant péremption.
4. Les actions : Editer, Promo (ou Vigilance pour un médicament), Recla.

Le cycle de vie d'un produit

1. À traiter Proche de la péremption : il attend votre décision.
2. Promo En promotion (parapharmacie) ou en vigilance (médicament) : en cours de traitement.
3. Récla Réclamation déclarée auprès du laboratoire.
4. Traité Cycle terminé : vendu (avec ou sans promotion), retourné au labo ou détruit.

Les actions

• Promotion : mettre le produit en avant avec une réduction. Parapharmacie uniquement (un médicament ne peut pas être mis en promotion).
• Vigilance : suivi renforcé d'un médicament.
• Réclamation : déclarer une réclamation auprès du laboratoire.
• Vendu (avec ou sans promotion) : le produit passe en « Traité ».

Filtrer et repérer les produits

• Seuil : un raccourci (Expirés, 30, 60, 90 ou 365 jours), un nombre de jours libre (« jusqu'à X jours ») ou un intervalle précis (« du... au... »), pratique pour préparer un retour labo sur une fenêtre exacte.
• Fabricants : sélectionnez-en plusieurs à la fois, par exemple pour un retour groupé chez un même labo.
• Saisonnier : une pastille ambre signale les produits commandés longtemps à l'avance (solaires, produits de Noël...). Leur seuil d'alerte est plus long : normal d'en voir au-delà du seuil courant.
• Sans date : les produits enregistrés sans date de péremption sont exclus de la liste et des emails par défaut ; ils ont leur propre vue, dans le filtre de seuil, avec un tag gris Sans date.
• Menu ⋯ : imprimer la liste filtrée pour la traiter en rayon (produit, code, quantité et péremption, avec les jours restants et la date, ex. 45j (30/11/2026)), l'envoyer par email, ou l'exporter (inventaire TXT, fichier mesoigner .xlsx).

5. Onglet Inventaires — Historique, rapports et planification

L'historique de vos inventaires et de leurs rapports, sur ordinateur comme sur téléphone et PDA.

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1. Les inventaires sont groupés par mois, avec leur date et heure. En haut de l'onglet : les boutons Inventaire zone (téléphone et ordinateur) et Inventaire manuel (ordinateur), la recherche par zone et le filtre par type (sessions scan, inventaire zone, inventaire manuel, scans sans rapport). « Voir plus » charge les plus anciens.
2. Le type : session de scan (sans badge), Inventaire zone (badge bleu) ou Inventaire manuel (badge orange).
3. Le statut (Rapport ou Sans rapport), la zone, le nombre de produits et d'écarts.
4. Voir le rapport tel qu'il a été fait, ou l'Actualiser avec le stock du jour.

Les actions

• Voir : le rapport sauvegardé, tel qu'au moment de la génération, sur l'espace où il a été fait.
• Actualiser : le rapport régénéré avec le stock frais de votre logiciel ; c'est aussi le chemin pour faire la mise à jour du stock plus tard.
• Générer le rapport : pour un inventaire fermé sans rapport ou fait agent déconnecté (rubrique Scans sans rapport).

Trois façons de faire un inventaire

Inventaire inverse — Détecter les produits fantômes Ordinateur

Quels produits sont dans votre logiciel mais pas dans vos rayons ? Ce sont les produits fantômes : du stock dans le logiciel, mais personne ne les a scannés. Onglet Inventaires, bouton Inventaire inverse.

1. Exportez votre stock depuis votre logiciel

   Un fichier CSV ou TXT de vos produits en stock. La procédure dépend de votre logiciel (WinPharma, LGPI ou LEO) : un aide-mémoire s'affiche dans l'application.

2. Importez-le

   Lancer l'inventaire inverse, puis choisissez le fichier.

3. Consultez le résultat

   Trois chiffres : les références du logiciel, celles scannées dans l'application, et le nombre de produits fantômes.

Chaque produit fantôme est valorisé en euros : prix d'achat unitaire, valeur totale (quantité × prix d'achat) et total général. Triez par nom, quantité, prix ou valeur pour attaquer d'abord ce qui coûte le plus. Vous pouvez imprimer le rapport ou lancer une nouvelle analyse après correction ; l'historique, montants compris, est conservé en bas de la page.

Planification des inventaires — Rotation par zone

Pour ne jamais oublier un inventaire : l'application suit le dernier inventaire réel de chaque zone et vous prévient à l'approche du suivant. Ouvrez-la avec l'icône calendrier du haut de l'écran ; il est accessible à tout moment, quel que soit l'onglet. Son badge rouge, visible sur mobile comme sur ordinateur, compte les zones qui demandent votre attention.

• En retard Date dépassée
• Urgent Dans les 14 jours
• À planifier Jamais inventoriée
• À venir Dans 15 à 30 jours
• OK Pas encore à l'ordre du jour

Chaque zone a une fréquence de rotation (1 an par défaut). Pour chaque zone : Scanner cette zone (ouvre l'onglet Scan, zone choisie), Modifier la rotation (de 30 à 730 jours) ou changer le seuil de couverture (30, 50, 70 ou 90 %) pour en voir l'effet, sans modifier la configuration de la pharmacie.

6. Onglet Stats — Statistiques et suivi Ordinateur

Visible uniquement sur ordinateur : la vue d'ensemble de vos périmés et de vos inventaires. Les flèches ← → comparent un mois à l'autre.

7. Paramètres — Configurer l'application

Menu ⚙ en haut à droite → Paramètres.

8. Liaison LGO — Connecter votre logiciel

L'agent Toolkit, un petit programme Windows, relie l'application à votre logiciel de gestion : WinPharma, LGPI / ID (Pharmagest) ou LEO (Isipharm). Il récupère les informations produits et met à jour le stock. La configuration est la même pour les trois.

Installer et configurer l'agent

1. Téléchargez l'agent

   Paramètres → Liaison LGO : l'installateur Windows adapté à votre logiciel.

2. Installez-le sur un PC de la pharmacie

   Un ordinateur qui a accès au réseau de votre logiciel (en général, le même réseau que vos postes).

   Avertissement Windows

   Si Windows affiche « Windows ne reconnaît pas l'éditeur de cette application », cliquez sur Informations complémentaires, puis Exécuter quand même.

3. Entrez vos identifiants Pharma Toolkit

   Le même email et le même mot de passe que pour l'application.

4. Cliquez sur Rechercher

   L'agent parcourt votre réseau et remplit tout seul l'adresse IP de votre serveur.

5. Sauvegardez, puis Connecter

   Les indicateurs passent au vert quand l'agent est relié au serveur Pharma Toolkit et à votre logiciel.

9. Bien utiliser l'inventaire — méthode & bonnes pratiques

Une règle d'or : l'inventaire juste après le scan

Pharma Toolkit suit votre stock date de péremption par date de péremption ; votre logiciel ne connaît qu'une quantité globale par produit. L'application importe le catalogue, lit le stock et peut le mettre à jour, mais votre logiciel ne peut pas lui transmettre le détail par date des ventes et des réceptions de la journée.

Le scan prend donc une photo de votre stock à l'instant T. Chaque vente ou réception qui suit creuse l'écart : plus vous lancez l'inventaire (comparaison puis mise à jour) tôt après le scan, plus il est juste.

Scanner et inventorier sont deux gestes distincts

Scanner enregistre un produit (avec sa date) sans déclencher d'inventaire. L'inventaire, c'est la comparaison entre vos scans et le stock de votre logiciel, au moment où vous générez le rapport. D'où la question de l'onglet Scan : Périmés pour des dates sans inventaire, Inventaire 2.0 pour compter et comparer une zone, Contrôle de stock pour simplement vérifier.

Compter une zone en plusieurs fois

Chaque boîte comptée s'ajoute : comptez une zone en plusieurs sessions, ou un produit rangé à plusieurs endroits, sans additionner de tête. Ne cochez « Vider la zone avant » qu'au début d'un inventaire complet. Pour corriger un stock précis, utilisez le crayon ✎ de la feuille de scan ou du rapport.

Gérer votre réserve

Deux organisations possibles ; aucune n'est meilleure dans l'absolu, choisissez celle qui colle à vos habitudes.

Faut-il scanner vos réceptions ?

Tout dépend de la rotation de vos produits et de votre circuit d'achat :

• Commande directe laboratoire : les péremptions dépassent en général un an. Si vous repassez sur le rayon environ une fois par an, inutile de scanner les réceptions.
• Grossiste ou centrale d'achat : les péremptions sont parfois plus courtes. Préférez des scans ciblés sur les rayons concernés, ou un scan de certains produits à la réception.

Pharma Pilot — documentation à venir avec la bêta